Коллектив авторов - Организация работы совета директоров: Практические рекомендации

Введение должности корпоративного секретаря во все большем числе российских Обществ обусловлено рядом объективных причин, а в казахстанских – не только законодательным требованием. Среди этих причин:

• возрастание количества и сложности корпоративных процедур, реализация которых предусмотрена как российским, так и казахстанским законодательствами, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров и инвесторов. Исполнение требований корпоративного законодательства в полном объеме является достаточно трудоемкой задачей, требует наличия специальных знаний и высокой квалификации от соответствующих специалистов;

• одновременное возрастание административной, уголовной и гражданско-правовой ответственности за несоблюдение соответствующих требований законодательства. При этом к ответственности по данному основанию могут быть привлечены и само Общество, и члены совета директоров, и должностные лица. Размер потенциально возможных штрафных санкций за несоблюдение требований корпоративного законодательства, предусмотренных Административным кодексом РФ и Кодексом РК «Об административных правонарушениях» только в отношении юридических лиц, значительно превышает затраты на введение должности корпоративного секретаря и делает принятие такого решения экономически обоснованным;

• закрепление во внутренних нормативных актах Обществ, в соответствии с рекомендациями лучшей практики корпоративного управления, дополнительных обязательств, принимаемых компанией в отношении своих акционеров и иных стейкхолдеров, имеющее целью повышение имиджа компании, рост инвестиционной привлекательности ее ценных бумаг, возрастание степени доверия к Обществу его контрагентов. Исполнение таких обязательств также требует от Общества совершения определенных процедур;

• активизация работы советов директоров, приводящая к росту объема документооборота по обеспечению подготовки заседаний этого органа управления и его комитетов, контролю исполнения принимаемых ими решений;

• рост правовой грамотности и активности акционеров, приводящий к возрастанию объема требований, предъявляемых со стороны акционеров к Обществу, возрастанию риска оспаривания действий Общества, нарушающих права акционеров, в судебном порядке;

• рост объема коммуникаций между акционерами и Обществом.

В соответствии с Кодексом корпоративного управления РФ (в новой редакции) корпоративный секретарь является должностным лицом Общества, обеспечивающим соблюдение Обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов Общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. Деятельность корпоративного секретаря направлена на повышение эффективности управления компанией в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности Общества, рост его капитализации, увеличение доходности бизнеса.

В Казахстане, в соответствии с п. 12 ст. 1 Закона РК об АО, дано следующее определение: «корпоративный секретарь – работник акционерного общества, не являющийся членом совета директоров и (или) исполнительного органа общества, который назначен советом директоров общества и подотчетен совету директоров общества, а также в рамках своей деятельности контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Компетенция и деятельность корпоративного секретаря определяются внутренними документами общества».

Кроме того, в ст. 4–1 Закона РК об АО указано, что уставом публичной компании должно быть предусмотрено наличие должности корпоративного секретаря.

В Законе РК «О Фонде национального благосостояния» также имеется норма о том, что деятельность совета директоров Фонда национального благосостояния обеспечивается корпоративным секретарем, в том числе формирующим повестку дня заседания совета директоров и направляющим уведомления членам совета директоров о проведении заседания, и Фондом национального благосостояния.

В международной практике корпоративный секретарь играет роль представителя и защитника интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности любого акционера как в росте капитализации компании, так и в повышении эффективности управления бизнесом. Именно акционеры в первую очередь заинтересованы во введении в своей компании должности корпоративного секретаря.

Статус должностного лица говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря определенным объемом властно-распорядительных полномочий в отношении сотрудников и руководителей компании. При этом во избежание конфликта интересов корпоративный секретарь должен быть максимально независим от исполнительных органов. Независимость корпоративного секретаря обеспечивается отнесением к компетенции совета директоров следующих вопросов:

• утверждение кандидатуры на должность корпоративного секретаря и принятие решения о прекращении его полномочий;

• утверждение положения о корпоративном секретаре;

• оценка работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе;

• выплата корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения (включение корпоративного секретаря в систему мотивации менеджмента компании).

Поскольку компетенция совета директоров определяется Федеральным законом РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и уставом компании, подобное расширение компетенции совета директоров требует внесения соответствующих изменений в устав Общества. Международные стандарты лучшей практики корпоративного управления рекомендуют вводить в документы компаний требование о том, что корпоративный секретарь подчиняется в своей деятельности совету директоров (председателю совета директоров). Однако на практике полной независимости сотрудника компании от менеджмента добиться сложно: правила трудового распорядка, порядок направления в командировки или на конференции, материального обеспечения рабочего места сотрудника, как правило, едины для всех сотрудников компании. Принято считать, что корпоративный секретарь находится в двойном подчинении: административно он подчиняется единоличному исполнительному органу Общества, а функционально – председателю совета директоров. Корпоративный секретарь несет ответственность за результаты своей деятельности именно перед советом директоров и акционерами компании.